Також важливо вказати, яким чином та в який період будуть передаватися дані від клієнта до виконавця послуг та навпаки, особливо коли йдеться про подання звітної інформації. Існують два можливі варіанти співпраці: стаціонарний та дистанційний аутсорсинг бухгалтерських послуг. Вони відрізняються тим, що в першому випадку передбачається особистий контакт між сторонами. Але спільною рисою є взаємодія, яка здійснюється на основі автоматизованих систем та інформаційно-комп'ютерних технологій.
Зручно навести приклад з використанням хмарних
технологій. Важливо відзначити, що звітність, створена в хмарному середовищі,
може бути автоматично надіслана певній групі користувачів в установлений строк.
Для спрощення передачі первинних документів аутсорсеру Кабінет Міністрів
України прийняв рішення про остаточний перехід на електронний обмін документами
з 1 жовтня 2019 року.
Таким чином, умови взаємодії між замовником та
аутсорсером в епоху новітніх технологій стають більш зручними. Але збільшується
ймовірність витоку інформації або кібератак. Тому потенційний клієнт повинен
бути обережним і приймати рішення щодо відмови від послуги, оскільки інформація
є одним із стратегічних ресурсів підприємства і використовується для ухвалення
управлінських рішень. При використанні новітніх технологій ця інформація
набуває найважливішого значення, тож загроза інформаційній безпеці зростає. При
укладанні договору про аутсорсинг важливо обговорити забезпечення
конфіденційності інформації, її збереження та захисту.
Існують різні види заходів забезпечення безпеки облікової
інформації, включаючи внутрішні (організаційні, нормативні, технічні, кадрові,
структурні, фізичні, програмні) та зовнішні (організаційні та технічні). Також
важливо уділити увагу договору про нерозголошення конфіденційної інформації. У
таких договорах визначається відшкодування будь-яких збитків, а також
передбачаються випадки компенсації втрачених користей. Виконавець послуги, у
разі витоку інформації про клієнта, зазвичай зобов'язаний сплатити певну суму
штрафу, яка заздалегідь узгоджується.
Недостатнє регулювання з боку законодавства є однією з
основних причин ускладнення організації бухгалтерського обліку в умовах
аутсорсингу. Чітко сформульовані вимоги та структура договору про аутсорсинг бухгалтерських послуг
сприяли б розвитку аутсорсингу на вітчизняному рівні.
Висновки.
Аутсорсинг є одним із сучасних засобів ефективного
управління діяльністю суб'єктів господарювання, який має свої переваги та
недоліки. Замовник аутсорсингових послуг, попередньо проаналізувавши
доцільність передачі бухгалтерського обліку, приймає рішення, яке може змінити
звичний спосіб організації обліку. Зазначені аспекти організації обліку в
умовах аутсорсингу допомагають виокремити окремі напрямки, на які варто
звернути особливу увагу. Однією з найважливіших складових організації є договір
про аутсорсинг та додаток до нього, в яких сторони узгоджують всі питання,
включаючи види аутсорсингу.